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一般社団法人の社員総会に代理出席。議事録署名は代理人の名前?委任者の名前?

公開日:  最終更新日:2018/05/11

一般社団法人の社員総会に出席できない場合は、委任状により代理人を立てるか議決権行使の書面により欠席しながら議決権を行使することになります。

社員が議決権行使書面を利用して欠席した場合は、書面の通りに議決権が行使されることになるだけでですが、委任状を用いた場合は代理人が会場にいることになりますね。

この場合で、代理人が社員総会議事録に署名を求められたとき、署名する名前は誰の名前になるのでしょうか。

社員総会の議事録署名人は代理人で差し支えない

定款に定めがなければ、社員総会の議事録署名人は委任状を託された代理人が署名してかまいません

一般社団法人の社員総会の議事録署名人に関しては、一般社団法人及び一般財団法人に関する法律施行規則第11条3項に定めがあるのですが、そこには「議事録の作成に係る職務を行った者の氏名」が必要であると定められているだけだからです。

施行規則にのっとれば、議事録を作成した人間さえ署名していれば、他の署名人については誰でもいいということなのです。

つまり、社員総会の議事録署名人は代理人であっても差し支えありません。

議事録改ざん防止に定款に定めがある場合は別

ただし、多くの一般社団法人は社員総会議事録の改ざん防止策として、定款に社員総会の議事録署名人について定めています。

例えば、議事録作成にあたった者以外に、議長・代表社員・出席社員のうち任意に選ばれた者の署名を定めているのです。

代理出席した一般社団法人の定款に「社員総会議事録に署名をするものは、当協会の社員に限る」などの文言がない場合は、代理出席者の名前で議事録に署名しても差し支えありません。

逆に「社員に限る」などの代理人では署名できない定めがあれば、署名できません。

まとめ:代理出席者でも署名可能かどうかは定款の定めによる

委任状により代理出席しているので後ろめたいことはないはずなのですが、議事録に署名をするとなると不安に思ってしまうもの。定款に定めがない限りは、出席した代理人が署名しても何の問題もありません。

ただし、一般社団法人法施行規則では議事録作成者の署名で足りるところを、わざわざ作成者以外の人間に署名を求めるということは、定款に議事録署名人に関する定めがある可能性が高いということでもあります。

不安に感じるなら、念のために定款を確認しておいた方がいいでしょう。

 

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